Los programas de correo electrónico suelen permitir crear una firma, que se añade por defecto en todos los mensajes. En los mensajes profesionales, la firma debería consistir en el nombre de la persona y su cargo o departamento. A veces, determinadas instituciones exigen añadir algún elemento gráfico (su signo o logotipo) a los correos que emanan de ellas.
Si no existen normas institucionales, hay que pensar que la firma debe también mantenerse en su mínima expresión y que no tiene objeto añadir prácticamente el currículum de la persona, sino solo los datos esenciales. Sí que resulta indicado, en determinados casos, agregar la dirección postal o el teléfono profesionales del remitente (lo que evitará que tengan que solicitarse ex profeso). En el caso de departamentos o proyectos muy concretos que cuenten con sitio web propio, puede ser útil añadir su URL, aunque normalmente la dirección web general de la institución, que es fácilmente accesible por otros medios, no hará falta.
Puede ser interesante también crear dos o más firmas, que pueden responder por ejemplo a dos cargos diferentes del remitente (por ejemplo, situación investigadora y comisión administrativa), o quizás, y en el caso de cargos de importancia, puede haber una firma “oficial”, más extensa, y otra para correspondencia común.
